Όπως σημειώνεται σε εγκύκλιο του υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης, Αντώνη Μανιτάκη, η καταγραφή διεξάγεται στο πλαίσιο της αξιολόγησης των δομών και φορέων του δημοσίου και της επικείμενης αξιολόγησης του προσωπικού. Επισημαίνεται δε ότι «το προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή, περιουσιακή και υπηρεσιακή κατάστασή του».

Στο έγγραφο, που απέστειλε το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης προς όλες τις αρμόδιες υπηρεσίες, τονίζεται ότι «έχει διαπιστωθεί ότι, σε πολλές περιπτώσεις, τα προσωπικά μητρώα των υπαλλήλων δεν διαθέτουν την απαιτούμενη εγκυρότητα και πληρότητα, ιδιαίτερα σε στοιχεία που καταθέτει ο ίδιος ο υπάλληλος στην υπηρεσία του και σχετίζονται με την υπηρεσιακή του κατάσταση ή είναι πρόσφορα για την αξιολόγησή του, με συνέπεια να μην είναι εφικτή η ασφαλής, ορθή και ταχεία επεξεργασία τους, όταν αυτή απαιτείται».

Για τον λόγο αυτό, το υπουργείο καλεί τις διευθύνσεις Προσωπικού/Διοικητικού των υπηρεσιών, με ευθύνη των αρμόδιων προϊσταμένων, «να προβούν στην ενημέρωση των προσωπικών μητρώων των υπαλλήλων τους και στην επικαιροποίηση των περιλαμβανομένων σε αυτά στοιχείων, τα οποία συναρτώνται με τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα των υπαλλήλων και τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα».

Επίσης, σημειώνεται, ότι τα προσκομιζόμενα από τους υπαλλήλους στοιχεία, που συναρτώνται με την υπηρεσιακή και μισθοδοτική τους κατάσταση (ενδεικτικά : πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, τίτλοι σπουδών, πιστοποιητικά γλωσσομάθειας, αποδεικτικά γνώσης Η/Υ κλπ.) πρέπει να είναι νομίμως επικυρωμένα, διαφορετικά δεν επιτρέπεται να λαμβάνονται υπόψη.

Επιπροσθέτως, καλούνται οι διευθύνσεις προσωπικού να συμπληρώσουν τα επισυναπτόμενα, ενδεικτικά υποδείγματα με τους υπαλλήλους, που κατέχουν και έχουν προσκομίσει στις υπηρεσίες τους τίτλους γλωσσομάθειας, και να τα αποστείλουν στους φορείς που εξέδωσαν τους σχετικούς τίτλους (κατά περίπτωση, το Ελληνοβρετανικό Συμβούλιο, η Ελληνοαμερικανική Ένωση και το Γαλλικό Ινστιτούτο) προκειμένου να επιβεβαιωθεί η έκδοσή τους.