Εγκύκλιο για τη διενέργεια της αξιολόγησης του προσωπικού του δημοσίου τομέα για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021 , εξέδωσε το υπουργείο Εσωτερικών.

Ειδικότερα, η εγκύκλιος ορίζει τα εξής:

1. Καθορισμός των επιμέρους χρονικών διαστημάτων της αξιολόγησης προσωπικού

Τα επιμέρους χρονικά διαστήματα της αξιολογικής περιόδου του έτους 2021- εντός των οποίων καλούνται να προβούν στις απαιτούμενες ενέργειες μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής αξιολόγησης, οι Διευθύνσεις Διοικητικού, οι Αξιολογούμενοι και οι Αξιολογητές – ορίζονται ως εξής:

Από 1/3/2022 έως 29/4/2022 η οικεία Διεύθυνση Διοικητικού/ Προσωπικού εκτελεί τις απαραίτητες κατά λόγο αρμοδιότητας ενέργειες για την έναρξη της συμπλήρωσης των εκθέσεων αξιολόγησης.

Από 2/5/2022 έως 27/5/2022 ο Αξιολογούμενος ολοκληρώνει τη συμπλήρωση της έκθεσης αξιολόγησης κατά το σκέλος που τον αφορά και την υποβάλει.

Από 30/5/2022 έως 16/09/2022 ο Αξιολογητής Α ́ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διενέργεια της Συμβουλευτικής Συνέντευξης και ολοκληρώνει τη συμπλήρωση της έκθεσης αξιολόγησης κατά το σκέλος που τον αφορά. Ειδικότερα, κατά το ανωτέρω χρονικό διάστημα:

• από 30/5/2022 έως 8/7/2022 ο Αξιολογητής Α’ διενεργεί τη Συμβουλευτική Συνέντευξη, συμπληρώνει τα Βασικά Σημεία της Συνέντευξης στη φόρμα αξιολόγησης και την υποβάλει.
• από 11/07/2022 έως 17/07/2022 ο Αξιολογούμενος υποβάλλει τυχόν Απόψεις-Αντιρρήσεις επί της Συμβουλευτικής Συνέντευξης και την υποβάλει.

Από 18/07/2022 έως 16/09/2022 ο Αξιολογητής Α’ συμπληρώνει τη βαθμολογία στη φόρμα αξιολόγησης και την υποβάλλει.

Από 19/09/2022 έως 31/10/2022 ο Αξιολογητής Β ́ ολοκληρώνει τη συμπλήρωση της έκθεσης αξιολόγησης κατά το σκέλος που τον αφορά και την υποβάλει.

Από 1/11/2022 έως 31/12/2022 η οικεία Διεύθυνση Διοικητικού/ Προσωπικού διενεργεί τον έλεγχο εγκυρότητας των εκθέσεων αξιολόγησης και προβαίνει στην καταχώριση των χειρόγραφων εκθέσεων αξιολόγησης.

2. Ενέργειες Διευθύνσεων Διοικητικού/ Προσωπικού για τον Ορισμό των Συμμετεχόντων της αξιολόγησης προσωπικού

Κατά το χρονικό διάστημα από 1η Μαρτίου έως 29 Απριλίου 2022, οι οικείες Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού καλούνται να οριστικοποιήσουν ή/και να καταχωρίσουν στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης τα απαραίτητα στοιχεία αξιολογούμενων και αξιολογητών για τη διεξαγωγή των διαδικασιών αξιολόγησης για την αξιολογική περίοδο έτους 2021.

Συγκεκριμένα, κατά το στάδιο «Ορισμού Συμμετεχόντων» οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού καλούνται να διενεργήσουν έλεγχο των προσυμπληρωμένων εγγραφών των αξιολογούμενων υπαλλήλων προκειμένου να τις τροποποιήσουν, οριστικοποιήσουν ή διαγράψουν καθώς και να καταχωρίσουν τυχόν νέες αξιολογήσεις.

Για την πρόσβαση στην οθόνη ορισμού συμμετεχόντων οι έχοντες τον απαιτούμενο ρόλο («Προϊστάμενος Διεύθυνσης Προσωπικού/Διοικητικού», «Διαχειριστής Προσωπικού» «Διαχειριστής Αξιολόγησης Προσωπικού») κάνοντας είσοδο στην εφαρμογή αξιολόγησης, επιλέγουν την ενότητα «Διαχείριση Αξιολόγησης» και στη συνέχεια τη μικροεφαρμογή «Ορισμοί Συμμετεχόντων». Στην οθόνη «Διαχείριση Ορισμού Αξιολογήσεων» επιλέγουν στο πεδίο «Κύκλος Αξιολόγησης» την Αξιολογική Περίοδο του έτους 2021 και στο πεδίο «Κατάσταση Εγγραφής» την ένδειξη «Προς Έλεγχο», ώστε να εμφανιστούν όλες οι προσυμπληρωμένες εγγραφές.

Για τη διευκόλυνση των Διευθύνσεων Διοικητικού/ Προσωπικού και την επιτάχυνση των διαδικασιών, στην οθόνη διαχείρισης εμφανίζονται προς έλεγχο και επεξεργασία προσυμπληρωμένες οι εγγραφές των αξιολογούμενων υπαλλήλων όπως είχαν καταχωρηθεί για την αξιολογική περίοδο του έτους 2020, ενώ για περιπτώσεις αξιολογούμενων που είχαν δύο εγγραφές εμφανίζεται αυτή που αφορούσε στο πιο πρόσφατο χρονικό διάστημα.

Ο έλεγχος και η επεξεργασία των εγγραφών μπορεί να διενεργηθεί απευθείας μέσω της οθόνης «Διαχείριση Ορισμού Αξιολογήσεων». Εναλλακτικά, υπάρχει η δυνατότητα μαζικής εισαγωγής/ενημέρωσης Ορισμών Αξιολόγησης με χρήση υπολογιστικού φύλλου (αρχείο excel), το οποίο μπορούν να κατεβάσουν οι χρήστες από την εφαρμογή επιλέγοντας το πεδίο «Εξαγωγή σε excel».

Έλεγχος και Οριστικοποίηση Ορισμών Αξιολόγησης

Λαμβάνοντας υπόψη πιθανές αλλαγές στην υπηρεσιακή κατάσταση αξιολογούμενων και αξιολογητών για την αξιολογική περίοδο 2021, λόγω νέων διορισμών/προσλήψεων, κινητικότητας (μετακινήσεις, αποσπάσεις, μετατάξεις), χρήσης μακροχρόνιων αδειών απουσίας από τα καθήκοντα, υπηρεσιακής εξέλιξης, λύσης της υπαλληλικής σχέσης κ.λπ. προκειμένου να γίνει η ορθή ενημέρωση των στοιχείων, είναι απαραίτητο οι έχοντες τον απαιτούμενο ρόλο πρόσβασης στην εφαρμογή να προβούν στις εξής ενέργειες:

i. Να διενεργήσουν προσεκτικό έλεγχο όλων των εμφανιζόμενων εγγραφών επιλέγοντας «Επεξεργασία».

Στην οθόνη «Επεξεργασία Αξιολόγησης» πρέπει να ελεγχθεί η ορθότητα όλων των προσυμπληρωμένων πεδίων, να γίνει η καταχώριση των αναγκαίων τροποποιήσεων (Τρόπος Υποβολής, Φορέας, Οργανική Μονάδα, Χρονικό Διάστημα, Τύπος Αξιολόγησης, Αρμόδια ΕΕΑ, Στοιχεία Αξιολογούμενου και Αξιολογητών) και να επιλεγεί η τιμή για τα υποχρεωτικά πεδία «Κατάσταση» και «Αξιολογείται από τον Αξιολογούμενο». Διευκρινίζεται ότι για όλες τις προσυμπληρωμένες εγγραφές το πεδίο «Τρόπος Υποβολής» έχει λάβει την ένδειξη «ηλεκτρονικά», η οποία ωστόσο δύναται να αλλάξει σε «Χειρόγραφα» εφόσον απαιτείται.

Επισημαίνεται ότι για την ολοκλήρωση της επεξεργασίας, είναι απαραίτητο η ενέργεια της «Ενημέρωσης/Οριστικοποίησης» να γίνει για κάθε εγγραφή. Οι εγγραφές που δεν θα έχουν ενημερωθεί/οριστικοποιηθεί σε αυτό το στάδιο – είτε μέσω της μεμονωμένης επεξεργασίας είτε μέσω μαζικής ενημέρωσης – θα διαγραφούν αυτόματα κατά τη μετάβαση στο επόμενο στάδιο της Αξιολόγησης.

Μετά την «Ενημέρωση/Οριστικοποίηση» μιας εγγραφής αυτή λαμβάνει την ένδειξη «Οριστικοποιημένη» στην οθόνη «Διαχείριση Ορισμού Αξιολογήσεων», ενώ υπάρχει η δυνατότητα τροποποίησης ή διαγραφής της μέχρι τη λήξη του τρέχοντος σταδίου αλλά και η δυνατότητα τροποποίησης με τη μορφή διόρθωσης στα επόμενα στάδια της αξιολόγησης (βλ. Εγχειρίδιο – Οδηγός Ενεργειών Διαδικασίας Διορθώσεων).

ii. Να προβούν, εφόσον απαιτείται, σε προσθήκες νέων εγγραφών επιλέγοντας «Νέα Αξιολόγηση» στην οθόνη «Διαχείριση Αξιολογήσεων».

Υπενθυμίζεται ότι στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης, υποστηρίζεται πλέον η δυνατότητα καταχώρισης περισσότερων του ενός ορισμών αξιολόγησης για κάθε αξιολογούμενο, υπό την προϋπόθεση ότι οι ημερομηνίες δεν επικαλύπτονται, αφορούν δηλαδή σε δύο ή και περισσότερα διακριτά χρονικά διαστήματα, για καθένα από τα οποία προκύπτει υποχρέωση αξιολόγησης εντός της ίδιας αξιολογικής περιόδου.

Σε αυτό το Στάδιο στην ηλεκτρονική εφαρμογή καταχωρούνται ορισμοί με την ένδειξη «Χειρόγραφα»:

• στις περιπτώσεις αξιολογητών για τους οποίους, κατά διάρκεια της αξιολογικής περιόδου, λύθηκε η υπαλληλική σχέση – λόγω παραίτησης ή αυτοδίκαιης απόλυσης από την υπηρεσία – κι ως εκ τούτου, προέβησαν, ως όφειλαν, σε συμπλήρωση και υποβολή των εκθέσεων αξιολόγησης για τους υφισταμένους τους σε έντυπη μορφή πριν από την αποχώρησή τους.
• στις περιπτώσεις που αξιολογητές είναι ο Υπουργός, Αναπληρωτής Υπουργός, Υφυπουργός, Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, μονομελές όργανο διοίκησης ή πρόεδρος συλλογικού οργάνου διοίκησης ή Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού ή Υφυπουργού – και οι οποίοι αποχώρησαν από τη θέση τους κατά τη διάρκεια της αξιολογικής περιόδου, και προέβησαν σε συμπλήρωση και υποβολή των εκθέσεων αξιολόγησης για τους υφισταμένους τους σε έντυπη μορφή.

iii. Να προβούν, εφόσον απαιτείται, σε διαγραφές εγγραφών επιλέγοντας «Διαγραφή» στην οθόνη «Διαχείριση Αξιολογήσεων».

Διευκρινίζεται ότι, για την καταχώριση ορισμού αξιολόγησης αξιολογούμενου ο οποίος κατά την αξιολογική περίοδο του έτους 2020 είχε καταχωρηθεί στο σύστημα από τη Διεύθυνση Διοικητικού/Προσωπικού διαφορετικού φορέα, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η διαγραφή της εγγραφής από τον προηγούμενο φορέα.

Διευκρινίζεται ότι η καταχώριση ορισμών για ηλεκτρονικές εκθέσεις αξιολόγησης είναι δυνατή μόνο όσο βρίσκεται σε εξέλιξη το τρέχον στάδιο «Ορισμού Συμμετεχόντων», ενώ η καταχώριση ορισμών χειρόγραφων εκθέσεων αξιολόγησης θα είναι δυνατή έως και τη λήξη του σταδίου Ελέγχου Εγκυρότητας.

Κατά το στάδιο του «Ορισμού Συμμετεχόντων» από τις Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού υπάρχει δυνατότητα οριστικής διαγραφής μίας εγγραφής, επιλέγοντας την ενέργεια «Διαγραφή» από την οθόνη «Διαχείριση Ορισμού Αξιολογήσεων». Δεν υπάρχει δυνατότητα ανάκτησης της διαγραφείσας εγγραφής αλλά μόνο εκ νέου προσθήκη της εγγραφής επιλέγοντας «Νέα Αξιολόγηση» στην οθόνη «Διαχείριση Ορισμού Αξιολογήσεων».

Προϋποθέσεις Αξιολόγησης

Κατά την καταχώριση των στοιχείων αξιολογούμενων και αξιολογητών, οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους τις κάτωθι περιπτώσεις:

• Κάθε αξιολογητής υποχρεούται να συντάσσει εκθέσεις αξιολόγησης για όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς του, εφόσον προΐστατο αυτών κατά το προηγούμενο έτος για έξι (6) τουλάχιστον μήνες, ανεξάρτητα αν είχε τοποθετηθεί με σχετική απόφαση ή όχι, έστω και αν κατά το χρόνο σύνταξης των εκθέσεων υπηρετεί σε άλλη υπηρεσία.
• Κατ’ εξαίρεση, όταν αξιολογητές είναι ο Υπουργός, ο Αναπληρωτής Υπουργός, ο Υφυπουργός, ο Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, το μονομελές όργανο διοίκησης ή ο πρόεδρος συλλογικού οργάνου διοίκησης ή ο Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού ή Υφυπουργού, μπορεί να συντάσσεται έκθεση αξιολόγησης και για χρονικό διάστημα τουλάχιστον τριών (3) μηνών υπηρεσίας.
•  Το απαιτούμενο χρονικό διάστημα αξιολόγησης δύναται να συμπληρώνεται και σε διακριτά επιμέρους χρονικά διαστήματα εντός της αξιολογικής περιόδου.
• Στις περιπτώσεις υπαλλήλων που δε συμπλήρωσαν το απαραίτητο χρονικό διάστημα υπηρεσίας εντός της αξιολογικής περιόδου, η καταχώριση στο σύστημα γίνεται με την ένδειξη «κώλυμα» στο πεδίο “Κατάσταση” και δεν απαιτείται η συμπλήρωση των πεδίων Α’ και Β ́ Αξιολογητή. Ειδικά για τους υπαλλήλους που δεν εργάστηκαν καθόλου μέσα στο έτος αξιολόγησης (π.χ. μακροχρόνια αναρρωτική άδεια, άδεια ανατροφής κ.λπ.) στα πεδία “Ημ/νία Από” και “Ημ/νία Έως” συμπληρώνονται οι ημερομηνίες 1/1/2021 και 2/1/2021 αντίστοιχα.
• Στις περιπτώσεις υπαλλήλων που υπηρετούσαν σε γραφεία βουλευτών αρμόδιες για την καταχώριση των στοιχείων αξιολογούμενων – αξιολογητών είναι οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού των Υπηρεσιών στις οποίες ανήκουν οργανικά.
• Στις περιπτώσεις υπαλλήλων που υπηρετούσαν με απόσπαση κατά την αξιολογική περίοδο του έτους 2021 συντάσσονται εκθέσεις αξιολόγησης από τους προϊσταμένους των υπηρεσιών, στις οποίες ήταν αποσπασμένοι.

Αρμόδιες για την καταχώριση των στοιχείων τους στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης είναι οι Διευθύνσεις Διοικητικού – Προσωπικού των Υπηρεσιών που υπηρετούσαν με απόσπαση κατά την αξιολογική περίοδο του έτους 2021.

Για τους αποσπασμένους υπαλλήλους σε υπηρεσίες στις οποίες εφαρμόζεται ειδικό σύστημα αξιολόγησης συμπληρώνονται εκθέσεις αξιολόγησης με βάση και το σύστημα αξιολόγησης του ν.4369/2016 από τους προϊσταμένους των υπηρεσιών στις οποίες είναι αποσπασμένοι (παρ 7 άρθρου 15 ν. 4369/2016, όπως τροποποιήθηκε με την παρ. 1 του άρθρου 36 του ν. 4795/2021 (ΦΕΚ 62/Α ́). Προκειμένου να διενεργηθεί ηλεκτρονικά η αξιολόγηση σε αυτές τις περιπτώσεις η καταχώριση του ορισμού αξιολόγησης πρέπει να γίνει από το φορέα της οργανικής θέσης του αποσπασμένου υπαλλήλου σε αυτό το Στάδιο.

Θα ακολουθήσει νεότερη εγκύκλιος, για λεπτομερή ενημέρωση αναφορικά με τα επόμενα στάδια διενέργειας της ηλεκτρονικής αξιολόγησης για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021.

Υπενθυμίζεται, ότι στο διαδικτυακό τόπο http://apografi.gov.gr/ στη θεματική ενότητα «Αξιολόγηση» βρίσκεται αναρτημένο υλικό στα πεδία «Θεσμικό πλαίσιο», «Συχνές Ερωτήσεις» και «Οδηγίες Χρήσης». Επίσης, ερωτήματα Υπηρεσιών που χρήζουν άμεσης απάντησης αποστέλλονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση axiologisi@ypes.gov.gr.

Πατήστε εδώ για να ανοίξετε την εγκύκλιο